Spotkanie inauguracyjne

Kickstart my heart, tak przed laty śpiewało Mötley Crüe, rozgrzewając do czerwoności fanów. Tytuł ich piosenki idealnie odzwierciedla to, co powinno wydarzyć się na spotkaniu inauguracyjnym, poprzedzającym rozpoczęcie prac w Zespole Scrumowym. Co to za wynalazek? Wszak próżno szukać o nim informacji w Przewodniku po Scrumie.

Spotkanie inauguracyjne, potocznie zwane kick-offem, ma za zadanie przedstawić najistotniejsze elementy dotyczące planowanej pracy oraz zespół, który będzie ją realizował. Najczęściej prowadzącym spotkanie powinien być Product Owner. Dlaczego? Bo to przecież on najlepiej zna wizję produktu oraz wysokopoziomowe cele. Oprócz niego kilka słów może dodać zarząd firmy, opowiadając o tym, co z ich punktu widzenia zostanie osiągnięte poprzez realizację projektu. Doda to na pewno całości dodatkowego znaczenia i będzie znakomitym motywatorem dla nowo powstałego zespołu.

Spotkanie choć oficjalne, powinno przebiegać w nieformalnej atmosferze. Jest swojego rodzaju celebracją nowego projektu, a zarazem najlepszym sposobem na przekazanie informacji o nim w całej organizacji.

Zanim jednak zorganizujemy takie spotkanie, zacznijmy od krótkiego spotkania w gronie Zespołu Scrumowego (Product Owner, Scrum Master oraz Zespół Deweloperski). Powinno ono być zorganizowane przez Product Ownera wraz ze Scrum Masterem, którzy powinni przedstawić najpierw w zespole cele projektu, omówić zasady współpracy i przede wszystkim nakręcić zespół do działania. Jednym słowem – ręce mają same rwać się do pracy – choć jak zwykle, łatwiej powiedzieć, niż zrobić. Zespół Deweloperski powinien wyjść z takiego spotkania odpowiednio zmotywowany z poczuciem wspólnego celu do osiągnięcia.

Kto powinien wziąć udział w kick-offie?

Ciężko z góry jasno określić wszystkich gości. Na pewno obowiązkowo na liście zaproszonych powinni się znaleźć: interesariusze projektu, klienci, przedstawiciele IT, szeroko rozumianego biznesu, zespoły, które są zaangażowane w dane przedsięwzięcie. Najlepszą praktyką jest jednak zrobienie spotkania otwartego dla wszystkich, tak, aby wieść o nowym projekcie dotarła do wszystkich osób w firmie.

Tutaj mamy szansę zbudować dobrą atmosferę wokół startującego projektu. Jest to bardzo istotny element, gdyż spalony wstęp, spowoduje późniejszy marazm i brak zaangażowania osób dookoła. Product Owner musi się świetnie przygotować do tego spotkania, bo nie będzie miał szansy na repryzę. Jak mawia stare chińskie przysłowie – pierwsze wrażenie robi się tylko raz. No dobra, może nie chińskie, ale jakże prawdziwe.

Wizja produktu/projektu

W tej części spotkania powinny paść odpowiedzi na pytania:

Dlaczego to w ogóle robimy? Dlaczego to jest dla nas ważne?
Jakie i czyje problemy to rozwiąże?
Jakie są kluczowe, planowane funkcjonalności?
Skąd będziemy wiedzieli, że produkt odniósł sukces?
Jak wyglądają długofalowe plany zespołu (roadmapa)?

Odpowiedzi na te podstawowe pytania powinny zapewnić poczucie, że to co chcemy robić ma sens i podparcie w rzeczywistości.

Kto jest kim oraz organizacja pracy

Drugim, bardzo ważnym elementem jest przedstawienie osób, które wezmą udział w pracach nad produktem/projektem. Czyli do kogo się udać i kto za co odpowiada. I tak, możemy zacząć po kolei wymieniać zespoły. Zespół Y odpowiedzialny za obszar płatności w skład, którego wchodzą: Adaś, Pan Kleks, Książe Mateusz, Doktor Paj-Chi-Wo. Product Ownerem jest Król Bronisław, a Scrum Masterem jest Wielki Elektronik. Zespół X, w którego skład wchodzą: Anatol, Golarz Filip, Reks, Product Ownerem jest Mateusz, a Scrum Masterem Bogumił Kopeć. Ich obszarem jest panel użytkownika.

Pamiętajmy tutaj o krzewieniu ducha zespołowości. Nie uwypuklaj, że Anatol jest deweloperem frontend, a doktor Paj-Chi-Wo – wybitnym testerem ściągniętym specjalnie na potrzeby projektu z Dalekiego Wschodu. Przy omawianiu zespołów, warto także napomknąć jak się z nimi komunikować. Na przykład: gdzie dokładnie siedzi dany zespół, jak się nazywa projekt (np. w Jirze), w którym pracują, namiary na listę dyskusyjną/komunikator, gdzie w razie pytań można napisać.

Jest jeszcze jedna ważna rzecz, o której nie należy zapominać. Organizacja pracy, która szczególnie dotyczy firm, raczkujących w kulturze agile i przyzwyczajonych do “starego”. Bardzo ważne jest, aby przedstawić w jakim modelu będą pracowały zaangażowane zespoły, że praca będzie podzielona na sprinty, że będziemy starać się zachować transparentność i wszelkie postępy prac będzie można zobaczyć nie tylko wirtualnie na tablicach, ale i na cyklicznych Przeglądach Sprintów. Warto od razu powiedzieć kiedy odbędzie się ten pierwszy i zaprosić osoby, które uczestniczą w kick-offie. Opłaca się utrzymywać szerokie i duże zaangażowanie, nie tylko w zespołach, które pracują bezpośrednio nad produktem/projektem. Dodatkowo, można pokrótce powiedzieć, jak zgłosić wymaganie do Backlogu Produktu.

Przechodząc do zakresu prac, pamiętajmy, aby komunikować go wysokopoziomowo, najlepiej na poziomie wizji. W tym miejscu można rozszerzyć wcześniejszą wypowiedź o kluczowych funkcjonalnościach i osadzić je w czasie. Nie mam tutaj na myśli waterfallowego podejścia, że pierwsze wdrożenie odbędzie się 26 marca 2027 roku, chodzi o przedstawienie namiastki roadmapy dla zespołu, czyli kolejności realizacji funkcjonalności wchodzących w skład MVP/MMP. W tym momencie, może się pojawić wiele utartych zwrotów, doskonale rozumianych przez Product Ownera, Scrum Mastera czy osoby pracujące od samego początku przy przygotowywaniu wizji, ale mogę one być kompletnie niezrozumiałe przez osoby trzecie. Dbajmy o to, aby przekaz był prosty, zrozumiały i nie pozostawiał miejsca na różne interpretacje.

Reasumując – wydawać się może, że organizacja takiego spotkania jest banalna i, że jest ono bardzo łatwe do przeprowadzenia, ale w rzeczywistości tak nie jest. Wymaga dużo skupienia, bardzo dobrego przygotowania i przede wszystkim wiedzy, co się chce osiągnąć. Spotkanie to nie powinno trwać dłużej niż 45 minut. Licząc, że około 15 minut potrzebne na prezentację wizji, 10 minut na prezentację zespołów i organizację pracy musimy pamiętać o pozostawieniu czasu na zadawanie pytań. Sesję Q&A. Na to powinniśmy sobie przeznaczyć około 10-15 minut. Spełniając te wytyczne jesteśmy w stanie przeprowadzić efektywne spotkanie inauguracyjne, które – miejmy nadzieję – porwie tłumy, a przy okazji zadbać od samego początku o dobrą atmosferę w Zespole Scrumowym.

#ProductOwner #Scrum #ScrumMaster